Deine geschäftliche E-Mail-Signatur: Was reingehört und wie du sie rechtssicher und auch noch DSGVO-konform erstellst

E-Mail-Signatur rechtssicher und DSGVO-konform erstellen: Gar nicht so einfach! Als Gewerbetreibende:r in Deutschland bist du gesetzlich verpflichtet, deine geschäftlichen Mail zu kennzeichnen. Dazu gibt es einige Auflagen, die du unbedingt beachten solltest.

Wer muss was in der E-Mail-Signatur angeben?

Grob wird in zwei Gruppen unterschieden:

1. im Handelsregister bzw. Genossenschaftsregister eingetragene natürliche und juristische Personen – diese Gruppe muss Pflichtangaben machen
2. nicht im Handelsregister eingetragene Selbstständige – dieser Gruppe werden Angaben empfohlen

Wenn du im Handelsregister bzw. Genossenschaftsregister eingetragen bist als

• Einzelunternehmer
• UG
• GmbH
• oHG
• AG
• Genossenschaft,

musst du folgende Pflichtangaben in deinen Mails aufführen:

• vollständige Firma
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft
• zuständiges Registergericht
• Registernummer (im Handels-/Genossenschaftsregister)

Bist du nicht im Handelsregister eingetragen und unterwegs als

• Kleingewerbetreibende:r
• GbR
• Freiberuflicher:in und ähnliche:r Selbstständige:r,

werden folgende Angaben in deiner E-Mail-Signatur empfohlen:

• Firma bzw. Inhaber (mit Vor- und Nachnamen)
• ladungsfähige Anschrift.

Doch es gibt noch einen weiteren wichtigen Aspekt, den du unbedingt beachten solltest: die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Angaben in deiner E-Mail-Signatur auf Grundlage der DSGVO

Der Liebling aller Webseitenbetreiber hat auch ein Wörtchen mitzureden 😉 

Nimmt jemand – Interessent:in, Bewerber:in – erstmalig Kontakt per E-Mail mit dir auf (Erstkontakt) , musst du ihn/sie in deiner Antwort darüber informieren, wie du mit ihren/seinen personenbezogenen Daten umgehst, d. h. sie verarbeitest. Das sieht die DSGVO verpflichtend vor.

Vorsicht: Es reicht nicht aus, in deiner E-Mail auf die Datenschutzerklärung deiner Website zu verweisen!

Vielmehr musst du Pflichtinformationen nach DSGVO zur Verfügung stellen. Unter anderem, dass du die personenbezogenen Daten nur verarbeitest, wenn du ein berechtigtes Interesse daran hast bzw. er/sie in die Verarbeitung einwilligt. Der Link zur Datenschutzerklärung deiner Website ist danach auch mit aufzuführen.

Vergiss nicht, dann auch die Datenschutzerklärung deiner Website um einen Absatz zur E-Mail-Kommunikation zu erweitern!

Vorsicht: Erstell dir eine Signatur für deinen „normalen“ Mailverkehr und eine zweite speziell für Erstkontakte!

Kontaktdaten gehören selbstverständlich auch in deine E-Mail-Signatur

Es hat dich sicher schon gewundert, warum ich auf diese Angaben nicht eher zu sprechen gekommen bin? Überraschenderweise gehören die kompletten Kontaktdaten nicht zu den Pflichtangaben… Doch deine Kund:innen möchten schließlich wissen, mit wem genau sie kommunizieren und wie das am bequemsten geht. Daher ist es sinnvoll und allgemein üblich, deinen Namen und all deine Kommunikationskanäle anzugeben:

• Vor- und Nachname
• ggf. deine Position im Unternehmen
• Name des Unternehmens
• Adresse
• Telefon (Festnetz und/oder mobil)
• E-Mail-Adresse
• Website
• Links zu sozialen Netzwerken

Das war endlich alles – mehr würde ich nicht empfehlen. Du kannst generell alle Angaben aus deinem geschäftlichen Briefbogen in deine E-Mails übernehmen, beispielsweise auch deine Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer und deine Kontoverbindungen. Allerdings ist fraglich, ob dein:e Empfänger:in das jedesmal benötigt: Diese Infos findet er ohnehin auf deiner (angehängten) Rechnung.

Fragen zur E-Mail-Signatur?

Gibt es natürlich immer wieder, denn jedes Business ist individuell. Meine Erklärungen ersetzen keine Rechtsberatung. Zu deinen ganz individuellen Fragen und Details lässt du dich am besten von einem Rechtsanwalt beraten.

Du hast noch keine rechtssichere E-Mail-Signatur und möchtest sie mit einem Generator DSGVO-konform erstellen? Dann kann ich eRecht24 empfehlen. Da gibt es auch Generatoren für dein Impressum und deine Datenschutzerklärung. Für individuelle Rechtstexte lohnt sich eRecht24 Premium.

Technische Tipps gibt es demnächst in einem weiteren Blogbeitrag! Dort liest du, wie du Bilder in deine E-Mail-Signatur einbindest und wie du deine E-Mail-Signatur in Outlook, Thunderbird, Apple Mail und auf deinem Smartphone erstellst.

Wie kann ich dich bei Website (inklusive E-Mails) unterstützen?

Du machst dich gerade selbstständig und brauchst eine Website? Du hast eine Website, aber die ist nicht mehr zeitgemäß? Fehlt dir die Lust auf Technik oder die Zeit, deine Website zu pflegen?

Ich erstelle für dich individuelle WordPress-Websites mit Divi oder anderen PageBuildern. Genauso arbeite ich mit Website-Baukästen wie z. B. von ionos. Dass ich Impressum und Datenschutzerklärung einbinde, versteht sich von selbst.

Für dich kümmere ich mich nicht nur um Webdesign und Websitepflege. Wenn du Webtexte benötigst, recherchiere und texte ich für deine Webseiten  genauso wie für deine Blogartikel. Falls du auch Grafik fürs Web brauchst: Ich arbeite nicht nur mit Canva, sondern auch mit professionellen Grafikprogrammen von Adobe und Affinity.

Möchtest du weitere Infos zu Webdesign und Contenterstellung für deinen Webauftritt?

(Nutze gern das Kontaktformular unten auf der Startseite, dort findest du auch alle Kontaktdaten zum Anrufen oder Mailen.)

Kennst du schon meine weiteren Service-Angebote? Auch die Erstellung deiner Firmenwebsite mit WordPress übernehme ich zu Beispiel gern. Oder helfe dir als Sparringspartnerin, deine Ideen zu sortieren, Sichtbarkeit und Wiedererkennung im Web zu erlangen, deinen Markenauftritt zu gestalten.

Ich freue mich auf dich!

Deine Oda

von office-oja!