6 unschlagbare Argumente für die virtuelle Assistenz

von Oda Jahnke

Oda Jahnke | www.office-oja.de | Virtuelle Assistenz/Virtual Creative Project Manager. Content Creation (Grafik, Text), Webdesign, Logodesign, Social Media und Projektmanagement. Ich unterstütze dich bei zeitintensiven, fachfremden oder spezialisierten Aufgaben - du bekommst Raum für deine eigenen Prioritäten!

6 unschlagbare Argumente für die virtuelle Assistenz

30.06.2020

6 unschlagbare Argumente für die virtuelle Assistenz

Die perfekte Outsourcing-Lösung für vielbeschäftigte Selbstständige & Führungskräfte

Hast du schon einmal an Unterstützung durch virtuelle Assistenz gedacht? Nein, das ist kein Bot, sondern ein echter Mensch! Ein Mensch, der dich genau dort und genau so lange unterstützt, wo du es momentan brauchst. Eine Unterstützung nicht nur in einfachen Routineaufgaben, sondern auch bei hochspezialisierten Jobs. Was ist virtuelle Assistenz?

Definition Virtuelle Assistenz:
(ich wähle hier eine nicht neutrale Form, gemeint sind selbstverständlich weibliche, männliche und diverse Menschen)

Virtuelle Assistenten (VA) sind selbstständige, remote (über das Internet) tätige Unternehmer, die für ihre Auftraggeber (meist Selbstständige oder Führungskräfte) vielfältige Aufgaben erledigen. Die outgesourcten Jobs können von  administrativen Tätigkeiten über komplexe Aufgaben bis hin zu hochspezialisierten Sonderprojekten reichen. So werden die Auftraggeber von ihren vielfältigen Aufgaben entlastet und können sich wieder ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Kennst du als Unternehmer:in diese Pain Points?

  • Mal eben die Website umgestalten (oder gar pflegen, Technik – oje!),
  • einen ausführlichen Blogtext schreiben (ohne Plan, worüber),
  • das Corporate Design in Angriff nehmen (Visitienkarte, Geschäftspapier – logo, Logo?)
  • einen zeitfressende Excel-Tabelle erstellen (auch noch mit netten Diagrammen),
  • endlich wieder einen Beitrag auf LinkedIn veröffentlichen (möglichst schlau),
  • eine Website für das neues Business erstellen (und das auch noch mit professionellen Texten, guten Bildern!),
  • ein Werbeschild, eine Anzeige layouten (woher kriege ich eigentlich gute Bilder?),
  • den letzten Bericht in Word optimieren (wie war das noch mit der Gliederung?)
  • fix eine individuelle Präsentation für den Kundenbesuch übermorgen erstellen (das Layout der vorigen sieht auch nicht so toll aus)
  • und auf Facebook, Instagram & Co. müsstest du auch endlich wieder Content posten (natürlich mit Mehrwert, lustig oder am besten gleich viral?)…

Ob als Solopreneur:in, Unternehmer:in oder Führungskraft, ob im Start-up, KMU oder Konzern, ob als Ärztin, Beraterin, Handwerker, Coach oder Bürgermeister: Freiräume sind heute in fast jede:r verantwortungsvollen Position selten. Dabei ist Zeit nicht nur ein kritischer Faktor für deinen Erfolg, sondern auch für deine Gesundheit, deine sozialen Beziehungen und deine persönliche Entwicklung!

Komm raus aus der permanenten Überlastung!

Frustration, Motivationsverlust oder sogar Burn-out drohen. Was tun? Neues Personal ist gerade nicht zu finden (oder soll nicht eingestellt werden), eine Verstärkung fürs Projekt wird dringend, aber nicht dauerhaft benötigt, als Solopreneur:in kannst du dir noch keine Mitarbeitenden leisten oder in eurem Büro ist einfach kein Platz mehr?

 

Das sind 6 unschlagbare Argumente für virtuelle Assistenz

1. Mehr Zeit, mehr Freiräume

Wenn nur die nervigen, oft zeitraubenden Büroaufgaben nicht wären… Dafür hast du ganz bestimmt nicht dein Unternehmen gegründet. Delegier doch einfach – Outsourcen verschafft neue Freiräume für das Wesentliche in deinem Leben! Endlich kannst du schon lang aufgeschobene Projekte in Angriff nehmen, dich intensiver um deine Kunden kümmern, neue Strategien entwickeln. Auch Familie, Freunde, Sport und Freizeit finden endlich wieder mehr Platz in deinem Terminkalender. Stehst du bereits unter Dauerstress? Dann hol dir so schnell wie möglich Unterstützung. Erhol und entspann dich und lade deine Batterien wieder auf. Das hast du dir verdient.

2. Keine Personalnebenkosten, keine Bürokosten

Ein virtueller Assistent verursacht als Freelancer keine Lohnnebenkosten. Er ist kein Festangestellter, sodass keine Sozialversicherungsbeiträge, kein Urlaubs- oder Weihnachtsgeld und keine Steuern anfallen. Wie alle Freelancer arbeitet auch die virtuelle Assistenz ortsunabhängig; meist aus dem eigenen Home Office heraus. Durch die virtuelle Tätigkeit entfallen auch die Kosten für die Einrichtung eines modernen Büroarbeitsplatzes – Büroeinrichtung, Hard- und Software müssen nicht angeschafft werden. So geht kein Platz im Büro verloren und die vorhandene Fläche kann effizient genutzt werden.

3. Zeit & Kosten: passend, transparent, flexibel, günstig

Das Arbeitsvolumen in einem Unternehmen ist nicht immer gleich. Heute surfen vor Langeweile alle im Web, morgen schiebt das Team Überstunden. Einen virtuellen Assistenten kannst du für so viele oder wenige Stunden oder projektbezogen buchen, wie es dein Unternehmen gerade braucht – ob für wenige Stunden,  in Vollzeit oder ein ganzes Projekt. Du bezahlst die geleistete Arbeit, nicht mehr und nicht weniger. Das schont dein Budget.

Der virtuelle Assistent wird die Arbeitszeit, die er für deine Projekte leistet, sorgfältig dokumentieren. So ist für dich jederzeit alles genau nachvollziehbar. Du hast volle Transparenz über deine Ausgaben. Schon für das Angebot ermittelt die virtuelle Assistenz die erforderlichen Arbeitsschritte und führt die dazugehörigen Kosten auf. Sollten durch höheren Arbeitsaufwand Mehrkosten anfallen, wirst du rechtzeitig informiert und ihr könnte absprechen, wie weiter verfahren werden soll. Es gibt keine Überraschungen durch Rechnungen, die höher ausfallen als besprochen.

Virtuelle Assistenten sind enorm flexibel. Sie passen sich an die Bedürfnisse deines Unternehmens oder Teams an – für eine optimale Zusammenarbeit und bestmögliche Partnerschaft. Sie können auf Stunden- oder Projektbasis, befristet oder für einen längeren Zeitraum für dich tätig sein.

Die Beschäftigung eines virtuellen Assistenten ist kurzfristig zu organisieren und geht viel schneller als die Einstellung eines festen Angestellten.

Ein virtueller Assistent ist günstiger als du denkst. Viele Unternehmer vergessen ihren eigenen Stundenlohn einzukalkulieren. Der Stundenlohn für eine virtuelle Assistenz dürfte niedriger als der des Unternehmers ausfallen. Damit sparst du für jede Stunde, die ein virtueller Assistent dir Arbeit abnimmt, die Differenz zu deinem eigenen Stundenlohn. Die gesparte Zeit kannst du für deine wichtigen Aufgaben wesentlich sinnvoller nutzen. Da sich ein virtueller Assistent auf bestimmte Tätigkeiten spezialisiert hat, kann er wahrscheinlich sogar schneller und gründlicher deine Arbeit erledigen. So sparst du also zusätzlich.

Virtuelle Assistenten sind mit modernen und effektiven Prozessen und Anwendungen vertraut. Sie bilden sich eigenständig fort. Du musst also keine Kosten für Weiterbildungen tragen. Auch eine lange Einarbeitung entfällt, denn virtuelle Assistenten haben meist so viel und langjährige Erfahrung, dass sie sich sehr schnell in dein Unternehmen und deine Prozesse einfinden. Das spart Geld und wertvolle Zeit.

4. Breite Erfahrung, Lernen, spezialisiertes & hilfreiches Know-how

Neben einer breit gefächerten Erfahrung und ausgestattet mit aktuellem, hilfreichen Wissen verfügen die meisten virtuellen Assistenten auch über die Fähigkeit, sich schnell auch in völlig neue Themen einzuarbeiten. Sie sind nicht auf einen Job festgelegt und können variabel für die verschiedensten Aufgaben eingesetzt werden.

Durch ihre Spezialisierung können sie schnell und selbstständig Aufgaben von dir übernehmen. Gern hilft dein virtueller Assistent mit Tipps, Prozesse zu optimieren und dein Unternehmen noch besser voranzubringen.

Dein virtueller Assistenz lernt gern! Von seinen Kunden. Mit dir. Denn es gibt immer etwas Neues und er kann nicht alles wissen. Von seinem neu erworbenen Wissen profitieren dann wiederum alle Kunden. (Keine Angst, Geheimhaltung ist natürlich garantiert!)

5. Motivation, Zuverlässigkeit & Kundenzufriedenheit

Dein virtueller Assistent ist selbst Unternehmer. So ist er genau wie du hoch motiviert und möchte die besten Resultate liefern, um dich zufriedenzustellen und positives Feedback von dir zu erhalten. Er handelt im Interesse deines Unternehmens und erarbeitet Aufgaben gemeinsam mit dir, damit du noch erfolgreicher wirst.

Keine Angst vor einem Ausfall! Die meisten virtuellen Assistenten werden bei einem kurzen Ausfall die Deadline trotzdem einhalten, da sie flexibel arbeiten. Ist dies nicht möglich, können sie durch ihre gute Vernetzung auch eine Vertretung organisieren und selbst einweisen. Jeder virtuelle Assistenz liebt die Freiheit der selbstbestimmten Arbeitszeiten und arbeitet daher auch gern einmal zu ungewöhnlichen Zeiten. Zu deinem Vorteil, denn so flattert dir ein erledigter Job durchaus auch einmal außerhalb der üblichen Bürozeiten ins Postfach.

Empfehlungen und zufriedene Kunden sind das Wichtigste für den Erfolg jedes Unternehmers. Gefällt dir die Arbeit deines virtuellen Assistenten? Dann empfiehl ihn gern deinen Geschäftspartnern, Kollegen, Bekannten und Freunden weiter. Das kostet dich nichts und so  kann auch sein Unternehmen wachsen. Eine Win-Win-Situtation.

6. Großes Netzwerk

Viele virtuelle Assistenten sind gut mit anderen virtuellen Assistenten und Expertenaus verschiedensten Branchen vernetzt, die ebenfalls Freelancer oder Unternehmer sind. Ein solches Netzwerk kann auch dir neue Verbindungen und Möglichkeiten eröffnen.

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3 Kommentare

  1. Dorit

    Super zusammengefasst und auf den Punkt gebracht. Mit einer virtuellen Assistenz an der Seite hat man garantiert ein paar Sorgen weniger.
    Danke für diese unschlagbaren Argumente! 🙂

    Antworten
    • Oda Jahnke

      Danke, liebe Dorit! Und falls du mal Unterstützung brauchst (außer bei Texten, da bist du ja Profi!), bin ich gern für dich da.

      Antworten

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